Firmenwagen 1 vs fahrtenbuch

Mitarbeiter, Einzelunternehmer wie Freiberufler oder Selbständige sowie Geschäftsführer können ihre Dienstwagen in den meisten Fällen auch privat nutzen. Dadurch entstehen ihrer steuerliche Vorteile, die über eine Abrechnung ausgeglichen werden müssen. Es gibt verschiedene Abrechnungsmethoden – genutzt werden in der Regel zwei: die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Wann macht welches Verfahren Sinn, wann lohnenswert ein Wechsel und wie wird er durchgeführt?

Steuerliche Vorteilen ausgleichen

Ein Firmenwagen gilt dann als Firmenwagen, wenn er zum Betriebsvermögen des Unternehmens zählt und überwiegend beruflich genutzt wird. Wird er seltener beruflich gefahren, so kann er trotzdem unter bestimmten Umständen als Dienstwagen geführt werden. Es ergeben sich dabei in zweifach Hinsicht steuerliche Vorteile:

• Die Kosten für Anschaffung und Unterhalt des Firmenfahrzeugs werden als Betriebsausgaben geführt, sprich weg dem Gewinn vor Steuern beglichen.
• Die Umsatzsteuer geht als Vorsteuer in die Umsatzsteuerabrechnung ein.

Sowohl für Mitarbeiter, das einen von ihrem Arbeitgeber überlassenen Geschäftswagen fahren als auch für Einzelunternehmer, Handwerker und Geschäftsführer entsteht so ein geldwerter Vorteil. Dieser muss versteuert werden.

Privatnutzung beim vom Arbeitgeber überlassenen Firmenwägen

Ein Firmenwagen reduziert die Fahrzeugaufwand des Mitarbeiters und verschafft ihm damit einen geldwerten Vorteil. Diesen muss er versteuern. Dafür wird bestehen Gehalt um eine bestimmte Summe angehoben, damit selbst das genutzte Fahrzeug steuerlich in der Lohnsteuer beeinflusst. Zum Einsatz kommen zwei Methoden:

• 1-Prozent-Regelung
• Fahrtenbuch

Beide Methoden haben ihren Vor- und Nachteile. Welche Methode empfehlenswert ist, hängt von den einzelnen Umständen des Mitarbeiters ab. In jedem Fall müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer an eine Methode festlegen und diese am besten im Kfz-Überlassungsvertrag festhalten.

Tipp: Wird nichts vertraglich vereinbart, geht das Finanzamt immer von der 1-Prozent-Regelung aus. Eine frühzeitige Klärung ist deshalb unverzichtbar.

Die wichtigsten Parameter für die Entscheidung

Mithilfe bestimmter Faktoren lässt sich einschätzen oder gar ausrechnen, welche Berechnungsmethode günstiger ist. Dazu gehören zum Beispiel:

• pro Jahr gefahrene Kilometer
• Umfang der Privatnutzung
• Entfernung zwischenraum Wohnung und Arbeitsplatz
• Art des Fahrzeugs (Listenpreis)
• Aufwand zur Führung eines Fahrtenbuchs
• weitere Verwendung des Fahrzeugs (Drittfahrer?)

Während bei die 1-Prozent-Regelung eine Pauschale zum Tragen kommt, gehen beim Fahrtenbuch die tatsächlichen Kosten in die Abrechnung einer.

Umstände, die für ein Fahrtenbuch sprechen

Man kann im Großen und Ganzen zusammenfassen: Je geringer der Teil der Privatnutzung und je teurer das Fahrzeug ist, desto eher lohnt sich der Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen. Im Einzelnen sprechen die folgenden Punkte für einen sehr genauen Kostenvergleich:

• Der Umfang der privaten Nutzung durch den Mitarbeiter ist sehr gering.
• Das Fahrzeug wurde gebraucht gekauft, hat aber einen hohen Bruttolistenpreis.
• Das Fahrzeug ist bereits vollständig abgeschrieben.
• Die Kosten pro Monatlich sind sehr gering bei einem zugleich sehr hohen Bruttolistenpreis.
• Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte ist sehr weit.

Mithilfe geeigneter Vergleichsrechner und mit Unterstützung durch Buchhaltung oder Steuerberater lassen sich die Kosten gut abschätzen und vergleichen.

Wenn der Wechsel lohnt – was tun?

Hat man sich einmal für eine Methode entschieden, so bleibt man daran für ein Kalenderjahr gebunden. Erst zum Jahreswechsel ist die Antragstellung für den Wechsel möglich. Ausnahme ist der Austausch des Firmenwagens gegen ein anderes Auto – in diesem Fall kann ein neuer Vertrag erstellt und einer Wechsel der Methode erwogen und durchgeführt werden.

Tipp: Je höher der Bruttolistenpreis und je niedriger die Anteil der Privatnutzung ist, desto wichtiger ist das Prüfung der Kosten. Denn in diesen Fällen kommt die Fahrtenbuchmethode trotz des Aufwands fast immer günstiger.